Portable Document Format (PDF) dan format berkas Word (.doc atau .docx) merupakan dua format dokumen yang banyak digunakan. Keduanya memudahkan pengguna membuat dokumen dengan rapi dan menyesuaikan tampilan serta penyajian informasi. Namun, sejumlah pengguna mengubah dokumen Word menjadi PDF menggunakan alat konversi karena PDF memiliki berbagai fitur yang mereka butuhkan.
PDF dapat mempertahankan tampilan dokumen, termasuk gambar, fon, dan tata letak. Data yang disimpan dalam format PDF juga tetap utuh dan ringkas. Pengguna dapat menambahkan berbagai konten multimedia, seperti grafik atau gambar. Dokumen PDF pun dapat dicetak dengan tata letak yang konsisten dan didukung oleh berbagai jenis printer profesional. Format ini cocok untuk membuat faktur, manual, surat kontrak, surat bisnis, siaran pers, dan dokumen lain yang memerlukan tata letak khusus.
Tata letak halaman yang presisi serta kualitas gambar yang baik saat dicetak dapat memberikan tampilan profesional. PDF juga dapat digunakan untuk membuat dokumen yang dibagikan secara daring, sehingga mengurangi kebutuhan mencetak dokumen di atas kertas. Memo, jurnal internal, panduan pengguna, faktur, dan dokumen teknis dapat dibuat dalam format PDF agar mudah diakses dan dibagikan secara daring.
Dalam dokumen teknis, pengguna dapat menambahkan daftar isi, tautan, atau penanda agar pembaca lebih mudah menemukan informasi penting. PDF juga dapat digunakan untuk membuat dokumen hukum yang bersifat rahasia. Privasi informasi dapat dijaga dengan menerapkan pembatasan akses dan enkripsi. Penggunaan salinan kertas untuk dokumen hukum dapat menimbulkan risiko jika dokumen hilang dan informasi rahasia ikut terbuka.
Di sisi lain, format Word, yaitu DOC dan DOCX, juga digunakan oleh banyak orang dan perusahaan. Karena dapat diedit, format ini memungkinkan pengguna mengubah dan menyesuaikan isi dokumen. Hasil penyuntingan dapat disimpan dengan fon dan tata letak yang diinginkan. Word juga dapat digunakan untuk memeriksa ejaan dan mencari kesalahan tata bahasa. Pengguna dapat mengubah urutan halaman, menyisipkan gambar dan bagan, serta mengubah bagian teks tertentu. Namun, berbagai konten seperti gambar dan tata letak dapat memperbesar ukuran berkas. Selain itu, fitur keamanan dokumen Word tidak sekuat yang dibutuhkan sebagian pengguna.
Karena itu, banyak pengguna perusahaan beralih ke PDF untuk melindungi dokumen. Mereka mengubah dokumen Word menjadi PDF, lalu mengamankannya dengan enkripsi atau pembatasan akses.
